WARUNKI WSPÓŁPRACY DLA SPONSORÓW I PARTNERÓW WYDARZENIA "Aspire & Inspire"

1. Wprowadzenie
Niniejsze Warunki Współpracy dotyczą sponsorów i partnerów wydarzenia "Aspire & Inspire" organizowanego cyklicznie w Manchesterze i innych lokalizacjach. Mają one na celu określenie zasad współpracy oraz zabezpieczenie interesów zarówno organizatora, jak i sponsorów oraz partnerów.

2. Zakres Współpracy
2.1. Sponsorzy i partnerzy mają prawo do prowadzenia działań marketingowych oraz promocyjnych w ramach wydarzenia w zakresie ustalonym w wybranym pakiecie sponsorskim. Działania te muszą być zgodne z harmonogramem wydarzenia i nie mogą zakłócać jego przebiegu. 

2.2. Sponsorzy mają możliwość zaprezentowania swoich produktów lub usług uczestnikom wydarzenia w formie przewidzianej w wybranym pakiecie (np. stoisko, prezentacja, banery, materiały promocyjne, wystąpienia itp.). 

2.3. Organizator zapewnia sponsorom wyłączność branżową. Oznacza to, że sponsor w danej kategorii usług/produktów będzie jedynym sponsorem reprezentującym daną branżę podczas wydarzenia.

3. Zasady Płatności
3.1. Płatność za pakiet sponsorski musi zostać dokonana z góry, zgodnie z uzgodnionymi terminami. Brak płatności w wyznaczonym czasie może skutkować anulowaniem rezerwacji miejsca sponsora.

3.2. Sponsor ma trzy dni na dokonanie płatności po zaakceptowaniu warunków współpracy. W przypadku braku płatności, organizator ma prawo przydzielić miejsce innemu sponsorowi.

3.3. W przypadku braku realizacji wydarzenia z winy organizatora, sponsor ma prawo do zwrotu wpłaconych środków lub ich przeniesienia na kolejne wydarzenie.

3.4. Jeśli wydarzenie nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od organizatora (np. lockdown, zmiana prawa, żałoba narodowa), organizator zastrzega sobie prawo do zorganizowania wydarzenia w ciągu jednego roku. W przypadku braku możliwości organizacji wydarzenia w tym terminie, sponsor ma prawo do zwrotu środków.

3.5. W przypadku rezygnacji sponsora z udziału w wydarzeniu, wpłacone środki nie podlegają zwrotowi. Jeżeli rezygnacja nastąpi z przyczyn losowych, niezależnych od sponsora, organizator może według własnego uznania dokonać zwrotu wpłaconych środków.

4. Zasady Dotyczące Materiałów Promocyjnych
4.1. Wszystkie materiały promocyjne (w tym logo, ulotki, banery, gadżety) muszą być dostarczone do organizatora w określonym terminie przed wydarzeniem, zgodnie z wymogami technicznymi przedstawionymi przez organizatora.

4.2. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy użycia materiałów promocyjnych, które mogą naruszać przepisy prawa, lub zasady etyczne, a także w przypadku, gdy jakość tych materiałów nie spełnia wymaganych standardów lub gdy powodują powstanie konfliktu interesów względem działalności organizatorów.

4.3. Sponsorzy i partnerzy są zobowiązani do przestrzegania zasad promocji na miejscu wydarzenia, w tym do poszanowania przestrzeni innych sponsorów oraz uczestników. Organizator zastrzega sobie prawo do usunięcia materiałów, które zakłócają przebieg wydarzenia, naruszają ustalone zasady lub przekraczają zakres przewidziany w zakupionym pakiecie sponsorskim.

5. Zmiany w Programie i Odwołanie Wydarzenia
5.1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w programie wydarzenia, w tym zmiany daty, miejsca, agendy oraz prelegentów. O każdej zmianie sponsorzy będą informowani z odpowiednim wyprzedzeniem.

5.2. W przypadku zmiany daty wydarzenia z przyczyn niezależnych od organizatora, organizator nie ponosi odpowiedzialności za dodatkowe koszty poniesione w związku z tym przez sponsorów.

5.3. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania wydarzenia, jeśli nie zostanie zebrana minimalna liczba uczestników. W takim przypadku sponsorzy otrzymają pełen zwrot środków.

6. Odmowa Współpracy i Zakończenie Umowy
6.1. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy współpracy z potencjalnym sponsorem lub partnerem bez podania konkretnej przyczyny.

6.2. Organizator ma prawo zakończyć współpracę ze sponsorem przed wydarzeniem lub w trakcie cyklu wydarzeń, jeśli działalność sponsora lub jego reputacja może negatywnie wpłynąć na wizerunek wydarzenia lub organizatora. W takim przypadku sponsorowi zostaną zwrócone środki za wydarzenia, które nie zostały zrealizowane.

6.3. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy udziału w wydarzeniu lub zakończenia współpracy z partnerami i sponsorami, którzy naruszają warunki współpracy lub przepisy prawa.

7. Zgoda na Wykorzystanie Wizerunku i Materiałów
7.1. Sponsorzy i partnerzy wyrażają zgodę na wykorzystanie swojego wizerunku, logo oraz materiałów promocyjnych podczas wydarzenia oraz w materiałach promocyjnych związanych z wydarzeniem (w tym na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, materiałach wideo i innych).

7.2. Organizator zastrzega sobie prawo do utrwalania i wykorzystywania materiałów zdjęciowych oraz wideo wykonanych podczas wydarzenia w celach promocyjnych, reklamowych i informacyjnych. Zgoda na wykorzystanie materiałów jest udzielana na czas nieokreślony, a sponsorzy mogą ją wycofać na piśmie w dowolnym momencie, jednak wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania materiałów pozyskanych przed jej wycofaniem.

8. Odpowiedzialność
8.1. Sponsorzy i partnerzy ponoszą pełną odpowiedzialność za wszelkie materiały oraz działania promocyjne prowadzone w ramach wydarzenia. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za treści przekazywane przez sponsorów.

8.2. Sponsorzy i partnerzy, którzy organizują konkursy, ankiety lub zbierają dane osobowe od uczestników wydarzenia, są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych, w tym przepisów GDPR (General Data Protection Regulation) obowiązujących w Wielkiej Brytanii. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za nieprzestrzeganie przepisów przez sponsorów lub partnerów.

8.3. Wszystkie urządzenia elektroniczne oraz inne narzędzia, instrumenty czy sprzęty używane przez sponsorów, partnerów lub uczestników muszą być w odpowiednim, zadowalającym stanie technicznym. Użytkownicy tych urządzeń ponoszą pełną odpowiedzialność za ich użycie. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za uszkodzenia sprzętu, awarie techniczne ani inne szkody wynikające z korzystania z urządzeń przez sponsorów, partnerów lub uczestników.

8.4. Sponsorzy zobowiązują się do przestrzegania wszelkich przepisów prawa oraz ogólnych zasad etycznych podczas realizacji swoich działań.

8.5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za straty, uszkodzenia lub kradzież rzeczy należących do sponsorów i partnerów w trakcie trwania wydarzenia.

9. Zasady Organizowania Konkursów i Losowań Nagród przez Sponsorów
9.1. Wszelkie konkursy, loterie, losowania nagród lub inne formy promocji organizowane przez sponsorów w ramach wydarzenia "Aspire & Inspire" muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z regulacjami dotyczącymi konkursów i loterii w Wielkiej Brytanii.

9.2. Sponsorzy są zobowiązani do przygotowania i udostępnienia uczestnikom odrębnych regulaminów dotyczących każdego konkursu, loterii lub losowania nagród, które jasno określają zasady udziału, warunki przyznawania nagród oraz ewentualne obciążenia podatkowe związane z nagrodami. Regulamin musi być udostępniony uczestnikom przed rozpoczęciem danego konkursu lub losowania.

9.3. Organizator zastrzega sobie prawo do wglądu i zatwierdzenia regulaminów oraz zasad organizowanych przez sponsorów konkursów i loterii przed ich wdrożeniem, aby upewnić się, że są one zgodne z polityką wydarzenia "Aspire & Inspire" i nie zakłócają jego przebiegu.

9.4. Sponsorzy ponoszą pełną odpowiedzialność za legalność i prawidłowość organizacji konkursów oraz losowań, w tym za zgłoszenie konkursów lub loterii do odpowiednich organów, jeśli takie zgłoszenia są wymagane, oraz za zapewnienie przejrzystości zasad i rzetelności procesu.

9.5. Sponsorzy są również odpowiedzialni za weryfikację zwycięzców pod kątem spełnienia warunków udziału oraz za rozstrzyganie ewentualnych sporów wynikających z organizacji konkursów lub loterii.

9.6. W przypadku niezgodności działań sponsora z obowiązującymi przepisami prawa lub naruszenia zasad regulaminu konkursu, organizator zastrzega sobie prawo do przerwania działań promocyjnych, wstrzymania realizacji konkursu lub losowania oraz usunięcia materiałów promocyjnych związanych z tymi działaniami.

9.7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za konkursy, loterie i losowania nagród organizowane przez sponsorów, a wszelkie roszczenia związane z takimi działaniami muszą być kierowane bezpośrednio do sponsora odpowiedzialnego za daną akcję promocyjną.

9.8. W przypadku wystąpienia sporów lub roszczeń wynikających z niewłaściwego przeprowadzenia konkursu, loterii lub losowania przez sponsora, w tym niedopilnowania zgodności z przepisami prawa lub regulaminem, pełna odpowiedzialność spoczywa na sponsorze. Organizator zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania, jeśli działania sponsora narażą wydarzenie "Aspire & Inspire" na straty finansowe lub reputacyjne.

10. Postanowienia Końcowe
10.1. Każdy sponsor i partner wydarzenia jest jednocześnie jego uczestnikiem i oprócz niniejszych warunków obowiązują go również warunki ogólne uczestnictwa w wydarzeniu „Terms and Conditions - Aspire and Inspire EVENTS” dostępne na stronie internetowej organizatora www.aspireandinspire.co.uk

10.2. Wszelkie zmiany niniejszych warunków muszą być dokonywane w formie pisemnej i uzgodnione przez obie strony.

10.3. Zgłoszenie się do udziału jako sponsor lub partner oznacza akceptację niniejszych Warunków Współpracy oraz ich przestrzeganie.

10.4. Opłacenie faktury za wybrany pakiet sponsorski jest równoznaczne z akceptacją niniejszych Warunków Współpracy i zobowiązuje do ich przestrzegania.

10.5. Wszelkie pytania dotyczące współpracy należy kierować na adres e-mail: info@aspireandinspire.co.uk.